Приказ на право подписи путевых листов образец

Образец приказа на право подписи первичных документов в 2019 году – скачать, пример, заполненный

Приказ на право подписи путевых листов образец

Все решения внутри организации, которые влияют на особенности труда и правила компании, принимаются непосредственным руководителем, то есть генеральным директором.

Но в некоторых случаях он не может этого делать, и ему необходимо направить полномочия на право подписи первичной документации другому сотруднику.

Наиболее это распространено в крупных и средних компаниях, где лично руководитель не может обработать все данные и ему нужна помощь, связанная с подтверждением всех бумаг.

В этом случае издается приказ, и согласно ему, выбранный сотрудник получает обязанность подписи за директора.

Порядок предоставления

Прежде чем передать право, руководитель определяет тех людей, которые по должностным обязанностям работают с документами.

Это позволит выбрать уже ознакомленного со спецификой работы человека, который сможет правильно подготовить тексты и при этом не обращаться к директору для утверждения варианта.

После этого решается вопрос, связанный с тем, на каком основании перейдет право подписи, ведь сделать это можно двумя документами:

  • особой доверенностью;
  • внутренним приказом.

Первый документ может применяться в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри компании, но и вне нее, к примеру, когда водитель получает груз со склада, либо бухгалтер получает выписку из банка.

Также для доверенности действует норма, согласно которой она может выдаваться не только человеку, содержащемуся в штате, но и стороннему человеку.

А вот приказ относится только к сотрудникам, которые трудоустроены в компании, и при этом заверять могут только внутренние бумаги, то есть распоряжения, приказы, справки и уведомления.

После того, как приказ на передачу права подписи составлен, руководитель должен подтвердить автографы сотрудников, которым переходит возможность ставить автографы для утверждения, своей росписью.

Приказ будет действовать индивидуально, поскольку может быть бессрочным, а возможно, будет составлен на определенный период.

Обычно разрабатывается документ без конечного срока действия, поскольку так можно будет не переживать об его продлении.

Также следует учесть, что приказы должны иметь под собой законное основание, и в случае с передачей права подписи это будет закон 402-ФЗ, раскрывающий особенности бухгалтерского учета.

Во внутреннем акте на него можно прямо ссылаться, либо же просто указывать фразу “В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства”, что также будет приемлемым обоснованием.

Общие правила при оформлении

Поскольку при передаче права подписи первичных документов закон требует формирования перечня лиц, которые получают данную возможность, руководитель предприятия должен утверждать его на официальном уровне.

Выбор конкретного документа следует делать, основываясь на потребностях фирмы, к примеру, если необходимо заверять автографом только внутренние бумаги, то оптимально будет выбрать приказ.

В ситуации, когда документы необходимо заверить подписью, а потом передать в другое место, к примеру отгрузив товар или отправив деньги, составляется доверенность.

При этом даже абсолютно любое постороннее лицо может получить право утверждения по последнему типу бумаг, ведь законодательство это допускает.

В любом случае, в обоих документах нужно указать:

Личные данные человекаКоторый принимает указанные полномочия
Список типов бумагКоторые может подписывать лицо, если он неограничен, то этот факт также нужно отразить

При наличии коммерческой тайны, не рекомендуется составлять доверенность на постороннее лицо, так как в результате оно получит доступ к важной документации и может передать ее содержание конкурентам.

Чтобы оговорить, как будет выглядеть роспись уполномоченного подписанта, в приказе или доверенности тот ставит росчерк в соответствующей графе, и сделать это нужно в присутствии директора.

Он дополнительно подтверждает и этот пункт, поскольку нужно представлять, как будет выглядеть роспись человека.

Оформление приказов может быть очень разным, ведь фирмы имеют право делать это как на обычных листках форматов А4 или А5, так и на фирменных бланках, действующих внутри компании.

Нет разницы и в том, вручную или на компьютере был набран текст, в любом случае бумага будет законной, правда только после подтверждения директором указанных в ней сведений.

Также следует запросить подпись и от всех лиц, которые упомянуты в документе, и кроме того, поскольку назначается ответственный за исполнение приказа человек, его роспись тоже потребуется.

Печать при этом может и не ставиться, поскольку документ по большей части относится к внутренней деятельности предприятия.

К тому же, еще в 2016 году норма, которая предусматривала обязательное применение печатей и штампов в деятельности юрлиц — перестала работать и была отменена законом.

Составлять бумагу следует в одном экземпляре, хранимом на протяжении срока, оговоренного нормативными актами.

После того, как приказ подготовлен, прошел этап оформления и согласования, он находится вместе с прочими распоряжениями в архиве.

Даже когда он теряет актуальность, следует отправить его в архив, где он хранится на постоянной основе, но конкретный срок устанавливается для отдельных категорий, но не менее, чем три года. Далее он утилизируется в правильном порядке.

Пример заполнения документа

Универсального бланка, утвержденного законом, не существует, поэтому предприятиям разрешено писать его в абсолютно свободной форме, хотя может быть утвержден и обязательный порядок заполнения в рамках конкретного работодателя.

Образец приказа на право подписи первичных документов в 2019 можно скачать здесь.

Но стандарты все же соблюдать необходимо, и они в основном касаются содержания, в котором должны присутствовать:

  • номер внутреннего учета;
  • дата составления;
  • наименование компании, в которой внедряется порядок;
  • название населенного пункта, служащего местом регистрации предприятия.

К основной части следует относить данные, связанные с перечислением всех людей, которым передается право подписывать первичные документы.

Прежде всего это должность человека, которая должна отражаться так же, как это происходит в штатном расписании, а также конкретизируется информация ФИО сотрудника.

Часто нужно передать возможность заверения только на некоторые документы, допустим, на справки об уровне заработной платы, тогда это указывается в приказе, и в дальнейшем роспись человека будет действительна только на этой бумаге.

Если планируется, что передача прав осуществляется в рамках всех первичных бумаг, это обязательно оговаривается.

Под документом ставится росчерк директора, а также ознакомленного сотрудника и ответственного лица.

Роспись человека, которому передаются полномочия, дополняется словами “данная подпись утверждена” и заверяется автографом директора.

Кто наделяется правом подписи

Прежде всего стоит выяснить, что такое первичные документы, и в соответствии с законом, это бумаги, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом, то есть:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • всевозможные акты;
  • выписки;
  • справки, выдаваемые сотрудникам по разным поводам;
  • накладные документы на товар.

Желательно, чтобы бумаги такого рода составлялись без ошибок и в соответствии с нормами, и лицо, которому переходит право подписи, обязано также проверять предоставляемые документы на предмет наличия нарушений и в случае их выявления, отказывать в утверждении.

Но при этом закон не ограничивает перечень лиц, которым может быть направлено право такого рода, правда в соответствии со служебными особенностями некоторые люди получают его чаще всего, и к таким относятся:

  • специалисты отделов бухгалтерии и экономической направленности;
  • менеджеры из отдела продаж и руководители этих подразделений;
  • водители-экспедиторы, которые постоянно сталкиваются с накладными и платежками;
  • логисты, отвечающие за выписывание направлений и работу с основной документацией предприятия;
  • сотрудники и руководители филиалов или обособленных подразделений, размещенных в ином населенном пункте или регионе.

Приказ в любой сфере может составить абсолютно любой сотрудник фирмы, который отвечает за конкретную задачу и имеет навыки, знания и квалификацию для работы с распоряжениями.

Стандартно это право переходит секретарю, кадровому специалисту или юридическому консультанту.

Но чтобы решение вошло в организацию предприятия на официальном уровне, его нужно передать для ознакомления и визирования непосредственному руководителю компании. Ведь если он не поставит свою подпись, документ не станет действительным.

Срок его действия

Поскольку приказ или доверенность могут быть срочными и бессрочными, конкретный вариант обязательно указывается в акте, который утверждает передачу прав.

В срочном типе необходимо отразить дату, до которой будет работать документ, но продлить его можно будет в любое удобное время.

А вот бессрочное оформление будет действовать на протяжении всего периода работы, то есть до увольнения, именно тогда возможность использования чужой подписи вместо директорской перестает работать.

Направить право расписываться на официальных документах предприятия может любой сотрудник, при этом необходимо составлять приказ или доверенность, в зависимости от потребностей начальства.

Это можно сделать для определенного перечня бумаг или всех актов, формируемых на предприятии, необходимо только отразить, кому именно направляется подобное право, и какие ограничения могут быть у уполномоченного лица.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/obrazec-prikaza-na-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Приказ на право подписи путевых листов образец

Бухгалтерия Журнал учета путевых листов — это специальный учетный регистр, необходимый для отражения информации о выданных путевках внутри экономического субъекта. За ошибки в заполнении регистра налоговики могут выписать штраф. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправить.

27 января 2019 Евдокимова Наталья

Все бюджетные организации, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны составлять и вести учет путевых листов. Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта.

Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю. Путевой лист подтверждает право водителя управлять автомобилем, особые отметки в документе говорят об исправности авто и о том, что водитель прошел обязательный медицинский осмотр.

Если не предоставить сотруднику ГИБДД правильно оформленную путевку, то штраф гарантирован.

Все путевки заносятся в журнал движения путевых листов. Подробно об инструкции заполнения документа мы уже рассказывали в статье «Образец журнала выдачи путевых листов 2019». В материале можно скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019, а также актуальные бланки для использования.

Но часто при работе допускаются ошибки, за которые бюджетную организацию могут оштрафовать. Поэтому разберемся, что делать, если образец заполнения журнала учета путевых листов содержит неточность, и как ее исправить так, чтобы это было законно.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести (2019)

Вести журнал учета выдачи водителям путевых листов обязательно, если организация работает в путевками. Простыми словами, если экономический субъект эксплуатирует транспорт, то путевой лист выписывать обязательно. Это первичный документ бухучета. Следовательно, необходимо обеспечить полный, достоверный и хронологический учет первички. Итог — регистр вести обязательно.

С момента вступления в силу закона № 402-ФЗ у любой организации появилось право выбора: использовать унифицированный бланк или разработать свой. Общепринятая форма № 8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ОКУД 0345008).

Скачать журнал учета путевых листов (форма 8) 2019 год

Скачать

Повторимся, что организация вправе разработать собственный формат регистра. Пример своего бланка — скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019.

Распространенные ошибки

Исправлять ошибки в регистре учета допустимо. Сделать это нужно по обычному порядку внесения исправлений в бухгалтерские документы: неправильное зачеркнуть, внести верные записи, заверить исправления подписью (с расшифровкой Ф.И.О. и должности) ответственного лица.

Рассмотрим типичные ошибки в ведении журнала учета путевок.

Ошибка

Что делать

Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.

Использование своих форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в законе № 402-ФЗ. Однако недопустимо применение таких форм без утверждения.

Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем свой образец книги регистрации путевых листов, а также порядок ее заполнения. Приказ может быть отдельным или являться приложением к учетной политике организации.

Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов и выписать штраф.

Не определено ответственное лицо.

Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.

Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под подпись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции.

Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложится на плечи руководителя учреждения.

Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички).

Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.

Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2 или 150/а и 150/б).

Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется.

Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть признают, что документы были выписаны задним числом для списания ГСМ.

В итоге расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф за умышленное занижение налогооблагаемой базы.

Новый путевой выдан водителю раньше, чем он отчитался по старому документу.

В регистре имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру (скачать бесплатно журнал путевых листов можно выше). Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего.

Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.

Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем.

Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным.

Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.

Если используете унифицированный формат, то в учетной политике обязательно обозначьте данные положения. Унифицированный бланк можно скачать (журнал учета движения путевых листов, форма 8) выше.

Как исправить ошибку

Расскажем подробнее, как внести исправления в документ. Пример исправлений можно ниже скачать бесплатно, журнал выдачи путевых листов тоже. Порядок исправления ошибок закреплен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, раздел 4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, состоит из четырех основных правил:

  1. Зачеркните тонкой ровной чертой неверную запись. Сверху пропишите правильные реквизиты. Исправления должны хорошо читаться.
  2. Рядом с исправительной записью напишите «Исправлено».
  3. Обязательно укажите дату внесения изменений в журнал регистрации путевок.
  4. Внесенные исправления нужно обязательно заверить у сотрудника, ответственного за ведение регистра. Следует поставить подпись, указать расшифровку Ф.И.О. и должность.

Скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов с исправлениями

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/chto-delat-s-oshibkoy-v-zhurnale-ucheta-putevykh-listov

Государство и Право
Добавить комментарий