Порядок учета бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Учет бланков строгой отчетности

Порядок учета бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Учреждение, оказывающее услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты. На это обратили внимание финансисты. Учет таких бланков также имеет нюансы. Рассмотрим их.

Когда применяются бланки строгой отчетности

Бюджетные учреждения при оказании услуг населению могут проводить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (БСО).

Это закреплено пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Формы бланков строгой отчетности утверждаются уполномоченными госорганами.

Так, например, приказом Минфина России от 9 апреля 2008 г. № 39н утверждена форма строгой отчетности «Квитанция на оплату ветеринарных услуг». В том случае, если на определенный вид оказываемой услуги форма бланка не определена, учреждение может разработать ее самостоятельно.

Порядок расчетов с использованием БСО установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 (далее – Положение № 359).

Отметим, что кроме квитанций, путевок и билетов к БСО относятся: аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек (вкладышей к ним), бланки больничных листов, пластиковые карты ГСМ, абонементы, родовые сертификаты и другие.

Бланки строгой отчетности должны изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем. На изготовленных типографским способом бланках должны содержаться сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, местонахождение, номер заказа и год его выполнения, тираж).

Автоматизированные системы, предназначенные для формирования бланков, должны иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланками в течение не менее 5 лет. Причем при заполнении бланка и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия бланка (п. 4, 11 Положения № 359).

Поступление бланков

Если бланки были заказаны, при поступлении их от контрагента приемку документов производит созданная руководителем учреждения комиссия. Проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт приемки.

Действующими нормами определено, что бланки строгой отчетности должны храниться в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение.

Учет бланков

При оплате договора на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности используется подстатья 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н).

Для учета бланков строгой отчетности Инструкцией по применению Единого плана счетов предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Записи по данному счету ведут по простой системе, то есть без применения метода двойной записи.

Учет ведут в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки прописывается в учетной политике).

Выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Аналитический учет БСО ведется по каждому виду бланков и месту их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

«Входной» налог на добавленную стоимость

Если бланки приобретаются в рамках деятельности, не облагаемой НДС (например, за счет субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания или на иные цели), уплаченный контрагенту НДС учитывается в составе расходов на приобретение бланков. Иная ситуация, если бланки приобретаются в рамках деятельности, облагаемой НДС.

В таком случае «входной» налог учитывается отдельно. При принятии бланков к учету НДС можно будет принять к вычету (при наличии счета-фактуры).

Предъявленный поставщиком НДС отражают по дебету счета 2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» и кредиту счета 2 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» (п.

112 Инструкции по применению Плана счетов бухучета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н).

На сумму НДС, подлежащую налоговому вычету, делается запись по дебету счета 2 303 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость» и кредиту счета 2 210 01 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» (п. 113 Инструкции по применению Плана счетов бухучета бюджетных учреждений).

Нюанс, связанный с НДС, возникает и в случае выдачи трудовой книжки сотруднику (который впервые устраивается на работу). Нужно помнить, что такая операция признается реализацией материальных ценностей. То есть она подпадает под обложение НДС.

В заключение рассмотрим бухгалтерские записи на примере.

Пример

Академия (бюджетное учреждение нового типа), согласно утвержденной в Рособразовании заявке, приобрела и оплатила бланки документов об образовании в количестве 200 штук на сумму 160 000 руб. (с учетом НДС). Операция проведена за счет субсидии на выполнение государственного задания.

По окончании учебного года выпускникам академии, прошедшим итоговую аттестацию и получившим образование на бюджетных местах, были выданы документы об образовании – 180 штук. Однако при заполнении бланков 8 штук было испорчено. Составили соответствующий акт на списание.

Согласно учетной политике, затраты на приобретение бланков строгой отчетности относятся на счет 4 109 80 226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг». Бланки учитываются на забалансовом счете по цене 1 руб. за 1 бланк.

Поэтому бухгалтер отразил эти операции в учете следующими записями:

операцииДебетКредитСумма, руб.
Отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности за счет субсидии на выполнение государственного задания4 109 80 226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»4 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»160 000
Оприходованы поступившие бланки документов (200 штук)03 «Бланки строгой отчетности»200
Переданы бланки подотчетному лицу (200 штук). Отражается внутреннее перемещение03 «Бланки строгой отчетности»03 «Бланки строгой отчетности»200
Списаны с подотчетного лица 180 бланков, выданных выпускникам03 «Бланки строгой отчетности»180
Списаны с подотчетного лица на основании акта испорченные бланки (8 штук)03 «Бланки строгой отчетности»8
Передан остаток бланков строгой отчетности в кассу (12 штук)03 «Бланки строгой отчетности»03 «Бланки строгой отчетности»12

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3010-uchet-blankov-strogoy-otchetnosti

Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении

Порядок учета бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:

  • сведения об утверждении формы бланка;
  • наименование документа;
  • серия, номер.

Дублировать серии и номера на бланках, имеющих отрывные части, запрещено. Исключение — бланки, которые заполняются в двух экземплярах с применением копировальной бумаги. Там идентификационные параметры повторяются. (Также см. статью о БСО в коммерческих организациях «Как создавать и учитывать бланки строгой отчетности»).

В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:

  • текущая финансово-хозяйственная деятельность;
  • оформление трудовых отношений с работниками;
  • расчеты с населением.

Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:

  • квитанции (выдаются вместо чека ККТ при расчетах с населением за оказанные услуги);
  • билеты и абонементы на зрелищные мероприятия;
  • трудовые книжки и вкладыши к ним;
  • удостоверения;
  • военные билеты;
  • медицинские книжки;
  • родовые сертификаты;
  • листки нетрудоспособности;
  • санаторно-курортные путевки;
  • аттестаты, дипломы;
  • ценные бумаги;
  • топливные карты и пр.

Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях.

Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности.

Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.

Нормативные правовые акты

Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:

  • инструкция по применению единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н;
  • инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н;
  • инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н;
  • инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н.

Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.

13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее.

Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.

Где взять бланки строгой отчетности

Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».

Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.

08 № 359), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр.

Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.

Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Как и где хранить БСО

Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных.

Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков.

С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85.

Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.

Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.

01.04 № 18/29). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.

Бухучет бланков строгой отчетности

Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете.

Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам.

Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.

В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам».

Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ.

Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.

Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.

Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.

Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Инвентаризация и списание

БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.

Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр.

По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности.

Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания.

После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.

Примеры учета бланков строгой отчетности в бюджетном бухгалтерском учете

Пример 1.

Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:

операции

Дебет

Кредит

Сумма, 
руб.

Начислены доходы от оказания
медицинских услуг

2 205 03 560

2 401 01 130

1 250

Получены денежные средства
в кассу учреждения от клиента

2 201 04 510

2 205 03 660

1 250

Оформлена квитанция на выдачу денежных средств из кассы (отражено выбытие бланков строгой отчетности

из кассы)

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/8/11436

Государство и Право
Добавить комментарий