Можно ли составить штатное расписание со середины месяца

Штатное расписание на 2019 год: как оформить по всем правилам

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца

Штатное расписание – это внутренний документ компании. В нем закрепляют все имеющиеся в организации должности с указанием, сколько штатных единиц приходится на каждую, а также отражаются установленные тарифные ставки (оклады). Расскажем, как составить штатное расписание на 2019 год по всем правилам и приведем образец.

По какой форме составить штатное расписание

В Трудовом кодексе не закреплена обязанность работодателя иметь этот документ, но его все-таки лучше иметь. Ниже выясним, зачем оно организации, а пока поговорим о том, как составить штатное расписание на 2019 год по всем правилам.

Можно заполнить по унифицированной форме Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. А можно составить собственную форму. В любом случае штатное расписание должно быть утверждено приказом руководителя. Реквизиты этого документа указываются в шапке штатного расписания.

На наш взгляд лучше использовать унифицированную форму (форма Т-3)

Штатное расписание на 2019 год: образец заполнения

Итак, компания может самостоятельно решить, по какой форме будет составлять штатное расписание на 2019 год. Оформляем по всем правилам такую форму следующим образом. Во-первых, формадолжна содержать наименование должности и структурного подразделения, к которому она относится.

Во-вторых, в расписании указывается:

  • количество штатных единиц, работающих на каждой должности,
  • тарифная ставка по каждой должности, а также предусмотренные надбавки к окладу.

Штатное расписание на 2019 год, образец заполнения которого вы найдете ниже, обязательно должно содержать период, на который оно заводится. Обычно он составляет год.

Графа должность

В форме следует перечислить все имеющиеся в организации должности. Более того, если работнику на определенной должности предоставляются компенсации, льготы или существуют какие-то связанные с ней ограничения, то такая должность должная быть указана в точном соответствии с квалификационными справочниками.

Читайте по теме: правила внутреннего трудового распорядка для ООО 2019 образец

Графа количество штатных единиц

В этой графе нужно отразить, сколько штатных единиц отводится на каждую должность. Причем это число может быть и целым, и дробным. Например, число 0,5 указывается, если человек работает по должности на полставки.

Отметим, что количество штатных единиц может быть больше, чем реальных работников. Это означает, что у организации имеются вакантные места. Более того, заполняя графу количество штатных единиц, обязательно предусмотрите штатные единицы, которые вы планируете в будущем нанять. Ведь если таковых не будет и все штатные единицы будут набраны, вы не сможете принять сотрудника на должность.

Графа тарифная ставка

Здесь вписывается размер оклада (тарифной ставки) для конкретной должности. Имейте в виду, для работников одной квалификации устанавливать разные оклады нельзя. Правда, ситуация, когда два работника с одинаковой должностью получают разную зарплату, возможна. Для этого они должны числиться в разных отделах.

Штатное расписание на 2019 год: образец

А как быть, если в середине года штатное расписание на 2019 год потребовалось изменить? В этом случае издается приказ о внесении поправок в штатное расписание. Затем, корректируется действующее либо составляется новое.

Какой срок действия

Какого-либо срока действия для “шатки” не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

Для чего организации штатное расписание на 2019 год

Существует несколько причины, по которым организациям лучше составить штатное расписание на 2019 года, оформляем по всем правилам которое мы рассмотрели выше.

Во-первых, его наличие вносит порядок в кадровую деятельность организации. Составив этот документ, вы четко сформируете:

  • должности, необходимые для полноценной работы фирмы;
  • сколько человек требуется на каждую должность;
  • размер оплаты для каждой должности.

Во-вторых, оно обоснует отказ в приеме на работу по причине отсутствия желаемой должности.

В-третьих, штатное расписание на 2019 год поможет вам при сокращении. Ведь сокращая работника, вы должны предложить ему альтернативную должность. Документ докажет, что подходящей вакансии нет.

Несмотря на то, что ни в одном законодательном акте четко не сказано, что организация должна иметь штатное расписание, проверяющие органы часто штрафуют за его отсутствие.

Кроме того, Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 установил, что профессия и специальность в трудовом договоре должна соответствовать “штатке”.

Нельзя принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании.

Получается, что штатное расписание на 2019 год, образец заполнения которого вы найдете выше, незаменимый кадровый документ для организации.

Как отразить почасовую оплату труда 

Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.

Если в организации применяют унифицированную форму, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» – «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда).

Штатное расписание и персональные данные

Информация о зарплате работника относится к персональным данным. В штатном расписании указывают зарплату работников по должностям и предлагают сотрудникам ознакомиться с ним под роспись. Является ли это разглашением персональных данных?

Нет, не является. В штатном расписании указывают оклад в разрезе должностей. То есть информация в штатном расписании обезличена и не относится к персональным данным.

Поэтому штрафовать компанию за разглашение не будут.

Когда вносить изменения в штатное расписание

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст.

180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д.1

Ознакомление сотрудников

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников (в т. ч. и при приеме на работу) со штатным расписанием работодатель не обязан.

Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением).

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/160482-shtatnoe-raspisanie-na-2019-god

Штатное расписание в вопросах и ответах

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

Показать

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7202

Приказ об изменении штатного расписания

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца
Приказ об изменении штатного расписания понадобится компании, если решили пересмотреть оклады, сократить должность или ввести новую. Образцы об изменении штатного расписания смотрите и скачивайте в статье.

Если в компании меняется перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки, составляют дополнительные кадровые документы.

Какие действия предпринять, прежде чем оформить новое штатное расписание, смотрите в таблице (ниже).

Основание для изменения штатного расписанияЧто предпринять
В компании появляются новые должности или подразделенияВ приказе о новых штатных единицах указывают дату изменений, наименование новых подразделений и должностей, количество единиц, а также оклады (доплаты, надбавки)
Из штатки исключаются вакантные должностиВ приказе об исключении штатных единиц приводят дату изменений, наименование и количество должностей
Компания сокращает штатО сокращении ставки в штатном расписании работников уведомляют не менее чем за 2 месяца и предлагают вакантные должности (ч. 3 ст. 81, ст. 82, 179 и 180 Трудового кодекса РФ). Затем оформляется приказ о новой штатке
Меняются оклады либо переименовываются должности (подразделения)Не менее чем за 2 месяца работников уведомляют об изменении окладов (переименовании  должности, подразделения). Если работать в новых условиях сотрудники отказываются, им предлагают вакансии. Сотрудников, которым предложенные варианты не подходят, или для которых нет других вариантов, можно уволить (подп. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ).После того, как работники получили уведомления, составляют приказ об изменении штатки

Порядок внесения изменений в штатное расписание          

Изменения в документ вносите  в любое время, как только в этом появится необходимость. Как часто и когда менять  расписание работодатель решает сам – пункт 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Если вы меняете должность сотрудника или его оклад в расписании, то нужно изменить и трудовой договор с работником.  До того, как вы поправите расписание, оформите перевод сотрудника на другую работу – ст. 72.1 ТК РФ.  Для этого издайте приказ о  переводе по форме № Т-5,  либо разработайте форму самостоятельно.

Заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о его переводе в трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Уведомление работника об изменении штатного расписания

Если название должности или зарплату администрация меняет по своей инициативе или по технологическим причинам, за два месяца уведомите сотрудника об изменениях. Уведомление работнику о изменении штатного расписания и должности должно быть письменным. Таким же должен быть и его ответ.

Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, которая соответствует  его квалификации и состоянию здоровья. Такой должности нет? Предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

После того, как получено согласие сотрудников или отказ от работы в новых обстоятельствах, оформляют приказ о внесении изменений в штатное расписание и правят штатку.

Как написать приказ об изменении штатного расписания зависит от причины, по которой понадобились коррективы. Поэтому ниже вы найдете четыре образца приказа о внесении изменений в штатное расписание: при уменьшении оклада, вводе новых должностей, сокращении и изменении должности.

Эксперты на примерах разобрали, как правильно составить кадровые документы. Посмотреть лекцию можно в программе «Учет и расчет выплат работникам».

С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись правки. К приказу приложите расписание с изменениями.

Изменение окладов

Если понадобилось внести изменения в штатное расписание в связи с увеличением оклада или, наоборот, снижением, отразите это в трудовом договоре и расписании. Образец приказа – ниже.

Введение новой должности

Перед тем, как ввести новую должность в штатное расписание, составляют приказ как на втором образце. Любое дополнение к штатному расписанию оформляется подобным образом.

Сокращение штата или сокращение должности в штатном расписании

При упразднении должности увольняют работников не всегда. Поэтому проверьте, есть ли в компании вакантные должности. Порядок действий, как сократить должность в штатном расписании, разобрали в начале статьи. Образец приказа, который составляют при сокращении единицы, смотрите ниже.

Переименование должности

Предположим, директор организации решил переименовать в расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера. Для этого нужно поправить расписание. Директор издал приказ, как в образце ниже.

Изменения в штатное расписание в течение года

Руководство компании самостоятельно решает, когда и с какой периодичностью менять  штатку (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Так как изменить штатное расписание в середине года закон не запрещает, корректировки в документ вносят по мере необходимости.

Расписание приходится менять, даже если сотрудника перевели на другую должность временно – например, на более легкий труд. После того как оформите перевод, издайте приказ об изменениях расписании. В приказе и расписании укажите название временной должности, а также срок, на который ее ввели.

  • Штатное расписание легко сделать актуальным
  • Если в компании меняется перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки, нужно оперативно вносить правки в штатное расписание. Иначе возможны проблемы с налоговиками и фондами.
  • Например, ФСС штатка нужна, чтобы убедиться, что компания не завысила средний заработок для расчета пособий. А ревизорам из Роструда, чтобы проверить, нет ли в организации зарплат ниже минимального уровня.

Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на “Главбух”! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/88322-prikaz-ob-izmenenii-shtatnogo-raspisaniya

Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП – пошаговая инструкция

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца

Штатное расписание в 1С ЗУП – неотъемлемая часть работы с персоналом на любом предприятии. Рассмотрим в этой пошаговой инструкции следующие моменты: где оно находится, как согласовать, как настроить, создать, изменить оклад и штатное расписание в программе «1С ЗУП 8.3».

Настройка штатного расписания в 1С ЗУП

Программа 1С ЗУП позволяет гибко настраивать применение штатного расписания. Для этого нужно перейти на панели разделов в «Настройку», нажать ссылку «Кадровый учет», затем в открывшейся форме настроек кадрового учета нажать «Настройка штатного расписания».

Откроется окно, где можно включить или выключить опции: ведение штатного расписания, автоматическую проверку кадровых документов, историю изменений, использование таких возможностей, как «вилка» окладов и надбавок, разряды и категории, бронирование позиций, а также способ отображения надбавок.

Утверждение штатного расписания

Чтобы найти в 1С ЗУП штатное расписание, нужно перейти в разделы «Главное» или «Кадры». Если ни одна позиция еще не утверждена, то открывшаяся вкладка будет выглядеть так:

Нажмем ссылку «Утвердить штатное расписание». Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

В табличную часть «Оплата труда» заносим начисления и показатели оклада, на вкладке «Дополнительно» можно внести текстовую информацию о характере работы, а также указать положенный дополнительный отпуск.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Позицию сохраняем по кнопке «ОК», после чего она встает в строчку нашего документа «Утверждение штатного расписания». Когда все позиции будут занесены, документ необходимо провести — это можно сделать с помощью кнопок «Провести» или «Провести и закрыть».

Из документа по кнопке «Печать» можно распечатать как приказ об утверждении штатного расписания, так и само штатное расписание по унифицированной форме Т-3.

После проведения документа вкладка штатного расписания приобрела другой вид. В таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды. По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно открыть журнал документов, с помощью которых регистрировались изменения.

Если теперь мы откроем в программе справочник «Должности» (см. разделы «Кадры» и «Настройка»), то увидим, что у должностей, по которым введены позиции штатного расписания, появилась отметка о вводе и его дата. Причем те должности, которые еще не введены в штатное расписание, будут отображаться в справочнике только при установленном флажке «Показывать новые должности».

Редактирование штатного расписания

Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.

Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:

Как изменить штатное расписание и оклады в 1С 8.3 ЗУП

Если необходимо зарегистрировать в 1С ЗУП изменение штатного расписания, то следует нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания». После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Если необходимо утверждение нового штатного расписания, нужно воспользоваться ссылкой «Утвердить новое штатное расписание».

Отчеты ЗУП по штатному расписанию

Программа предоставляет хорошие возможности для анализа штатного расписания, его соблюдения, штатной расстановки и т.д. Эти данные выводятся в отчетах, которые можно найти, если в разделе «Кадры» нажать ссылку «Кадровые отчеты».

Для формирования нужного отчета следует нажать соответствующую ссылку, затем в форме отчета указать период и нажать «Сформировать». Не забывайте, что отчеты не сохраняются в программе, а каждый раз формируются исходя из имеющихся проведенных документов.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Источник: https://programmist1s.ru/shtatnoe-raspisanie-v-1s-zup-8-3-3-0/

Обязательно ли нужно штатное расписание и как его составить?

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца

02.03.2018

Обязательно ли нужно штатное расписание и как его составить?

Штатное расписание – нормативный акт, в котором закреплены состав и штатная численность компании, а также фонд заработной платы. Если этот документ правильно составлен, он:

  • Существенно упрощает ведение кадрового учёта;
  • Является подтверждением расходов для ФНС.

ВАЖНО: Многие работодатели считают, что штатное расписание не является обязательным документом – это неверно. Да, в Трудовом Кодексе нет прямого требования о наличии штатного расписания, но есть вполне недвусмысленная ссылка на него в 15-й статье и статье 57 ч. 2.

Там указано, что, если в условиях трудового договора указана должность работника (а она указана всегда), эта должность должна соответствовать штатному расписанию. Соответственно, при любой проверке у вас это расписание попросят. Кроме того, штатное расписание необходимо для успешного прохождения налоговых проверок и проверок из Фонда социального страхования.

Отсутствие штатного расписания проверяющие обычно трактуют как нарушение ТК РФ и выставляют штраф в размере 50 000 рублей. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем разработать и утвердить штатное расписание сразу же при открытии организации, а впоследствии поддерживать его актуальность.

Как составить штатное расписание?

Обычно для разработки этого документа используется унифицированный бланк Т-3. Эта форма в данный момент является рекомендованной, а не обязательной, но тем не менее, её очень удобно использовать: просто заполняете бланк и не переживаете о возможных ошибках.

Вам нужно будет заполнить:

Шапку. Стандартная для форм первичной учётной документации шапка:

  • Наименование организации (в точном соответствии со свидетельством о регистрации);    
  • ОКПО;
  • Номер документа;
  • Дату вступления документа в силу (указывается в поле «Штатное расписание на период»);

Содержательную часть (таблицу). Графы пронумерованы, поэтому с ними очень удобно работать:        

  • Графа 1, «Наименование». Указываете название структурного подразделения компании. Располагать подразделения лучше всего согласно их иерархии;
  • Графа 2, «Код». Код подразделения (внутренний код, который присвоен руководителем);
  • Графа 3, «Должность». Должность и разряд/класс/категория квалификации. Указываются согласно Общероссийскому классификатору профессий. Обратите внимание: в трудовом договоре, штатном расписании и трудовой книжке должно быть указано одно и то же название должности;
  • Графа 4, «Кол-во штатных единиц». Число штатных единиц по данной должности. Неполные единицы указываются в дробных числах (например, «3,5»). Учтите, что вакантные должности тоже указываются;
  • Графа 5, «Тарифная ставка». Оклад, доля, процент от выручки – в любом случае вы должны указать сумму в рублёвом эквиваленте, которая будет не меньше, чем МРОТ;
  • Графы 6, 7, 8, «Надбавки». Премии, поощрительные выплаты, доплаты. Также могут быть процентными надбавками или фиксированными суммами;
  • Графа 9, «Всего». Общая сумма заработка сотрудника (оклад + все надбавки), в рублях;
  • Графа 10, «Примечания». Чаще всего остаётся  незаполненной.    

Итого. Сумма всех показателей по вертикальным столбцам таблицы: общее число штатных единиц, сумма окладов, сумма надбавок и общий ежемесячный фонд заработной платы.
Документ подписывают начальник ОК и главный бухгалтер, заверять его печатью не обязательно. Утверждает штатное расписание руководитель организации, выпуская соответствующий приказ.

Как внести изменения в штатное расписание?

Мы рекомендуем составлять штатное расписание на полгода-год. Если нужно скорректировать документ в середине выбранного периода, можно воспользоваться двумя вариантами:

  1. Составить приказ руководителя «Об изменении штатного расписания» с указанием соответствующих корректировок;
  2. Составить новое штатное расписание (на основе действующего) и ввести его в действие с начала следующего месяца.

Аккуратно составьте штатное расписание, поддерживайте его в актуальном состоянии, и у проверяющих инстанций не будет к вам никаких вопросов.
 

Источник: https://osnova.capital/blog/obyazatelno-li-nuzhno-shtatnoe-raspisanie-i-kak-ego-sostavit

Как составить штатное расписание

Можно ли составить штатное расписание со середины месяца

06 мая 2019 Пригодится для: Предприниматели

Если у вас есть наёмные работники, нужно составить штатное расписание, перечислить в нём должности и оклады.

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Например, у вас есть офис и магазин. В офисе работают админработники, бухгалтер, менеджеры, обслуживающий персонал, в магазине — торговый персонал, управляющий, продавцы и т. п. Все должности распределяете по структурным подразделениям (офис, магазин), определяете, сколько работников по каждой должности вам надо. Всё это следует прописать в штатном расписании.

Без штатного расписания не обойтись, если решите провести сокращение (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). Ведь только в нём прописаны все должности, и на его основании решают, какие из них сокращать, и потом оформляют документы.

Форма штатного расписания

Утверждённой формы штатного расписания для предпринимателей и предприятий нет. Но есть форма для бюджетных организаций, можете использовать её (приказ Минфина № 57). Можно разработать свою.

Что указывают в штатном расписании:

  1. Должности нужных вам сотрудников, в том числе внешних совместителей, и даже вакантные должности, на которые вы только планируете принять на работу сотрудников.
  2. Количество штатных единиц по каждой должности. Нужен один работник на полную ставку — установите одну штатную единицу. Можете предусмотреть 0,5 или 0,25 единицы, если нужен работник, который будет трудиться на полставки.
  3. Код профессии — названия должностей и профессий должно соответствовать названиям в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
  4. Должностные оклады.
  5. Доплаты и надбавки к зарплате, если выплачиваете их на постоянной основе. Перечень приведён в пп. 2.2.1 Инструкции (утверждена приказом Госкомстата № 5).

Должность, которую укажете в штатном расписании и на которую возьмёте сотрудника, надо записать в его трудовой книжке (п. 2.14 Инструкции № 58).

Предприниматель утверждает штатное расписание своим приказом, составляют его в произвольной форме. В приказе должна быть дата, с которой штатное расписание вступает в силу, она может отличаться от даты издания приказа.

Например, составили и утвердили штатное расписание в начале декабря, но прописали в приказе, что введёте его в действие с 1 января следующего года.

А вот вводить штатное расписание «задним числом» нельзя.

Размер оклада

Минимальный должностной оклад сотрудника должен быть не меньше прожиточного минимума, который установлен для трудоспособных лиц на 1 января текущего года. В 2019 году — не менее 1921 грн.

При этом по закону зарплата не должна быть меньше минимальной — это 4173 грн, если работник трудился полное рабочее время (ст. 95 КЗоТ).

А это значит, что оклад-то вы можете установить в размере 1921 грн, но платить зарплату надо не меньше 4173 грн в месяц. Другими словами, такой оклад предполагает, что вы будете платить сотруднику премии, надбавки, процент от продаж и пр., чтобы довести зарплату до минималки.

Например, вы установили в штатном расписании оклад для должности продавец 2,5 тыс. грн. В марте он получил премию 2 тыс. грн, всего 4,5 тыс. грн, это больше минималки, значит условие выполнено. В апреле премии не было — придётся доплатить до минзарплаты 1673 грн (4173 грн − 2,5 тыс. грн).

Нельзя установить всем работникам одинаковые оклады. Работа должна оплачиваться с учётом квалификации сотрудника и сложности его работы (ст. 95 КЗоТ, ст. 6 ЗУ № 108/95-ВР). Если решили сэкономить и установить одинаковый оклад продавца и заведующего магазином, так нельзя.

Считается, что рабочий 1-го разряда — это самый неквалифицированный работник, и тарифная ставка у него минимальная.  

Дальше формируете оклады от этого размера, применяя квалификационные соотношения.

Вот пример, минимальная тарифная ставка у ФЛП — 2 тыс. грн. Межквалификационный коэффициент 1,2, тогда следующий по квалификации работник будет получать оклад 2,4 тыс. грн (2 тыс. грн × 1,2).

Как утвердить и внести изменения

Обычно штатное расписание утверждают в конце текущего года на следующий, но оно может действовать и в последующих годах. Если период действия не уточнять, его вообще можно применять бессрочно, до внесения в него изменений и дополнений.

Работодатель может пересмотреть и утвердить новое штатное расписание, если считает необходимым, если в течение года ввели или вывели какую-то штатную единицу, изменили размер окладов.

Если по штатному расписанию все должности заняты работниками и вакантной должности нет, ФЛП не может принять на работу новых работников — сначала вносите изменение в штатное расписание, издаёте приказ, в котором прописываете причины, а потом уже заключаете трудовой договор с новым работником.

Как вносить изменения:

  • издать приказ и перечислить, чего именно касаются эти изменения;
  • новым приказом утвердить новое штатное расписание с учётом изменений.

Новое штатное расписание обычно вводят, если оклады поменяли всем или хотят поменять организационную структуру (сократить, переместить в другие подразделения и т. п.).

Если изменения в штатном расписании касаются изменений существенных условий труда (например, перевод на полставки, уменьшение оклада и др.), об этом дополнительно надо известить каждого работника не позднее чем за два месяца (ст.ст. 32 и 103 КЗоТ).

Сколько хранить

Хранить штатные расписания, приказы по изменениям, справки, предложения, заключения по их разработке надо три года (пп. «б» п. 37 Перечня № 578).

Если штатного расписания нет

Отсутствие штатного расписания законодательством о труде приравнивается к нарушению других требований трудового законодательства. Штраф за это — 4173 грн, т. е. одна минимальная зарплата (ст. 265 КЗоТ).

Могут применить админштраф от 510 до 1700 гpн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Источник: https://journal.ostapp.com.ua/articles/post/kak-sostavit-statnoe-raspisanie

Государство и Право
Добавить комментарий