Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Сотрудник купил за свой счет материалы

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Что предпринять, если работник купил материалы за свой счет? Выбрать один из вариантов оформления данной операции.

  1. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя.
  2. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации. 

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию?

Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет.

Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже).

Соответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Обратите внимание, что материалы отличаются от товаров. Их учет при УСН разные. Подробности есть в статье Что в учете «упрощенца» является товаром, а что материалом.

Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

СпособКакие документы потребуютсяПреимуществоНедостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителяЗаявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛЕсли первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажиПисьменный договор купли-продажи или акт закупкиПодходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупкуРаботник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1. Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ.

Источник: https://www.26-2.ru/art/178322-rabotnik-kupil-materialy-svoy-schet

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением.

Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание.

Чтобы проверка документов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за ревизию документа. Им может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Компенсация за ранее потраченные на хознужды средства
  • Собственные средства потрачены на нужды предприятия: что с НДФЛ
  • Личные расходы в интересах компании. Как возместить
  • Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
  • Работник купил материалы за свой счет
  • Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Компенсация за ранее потраченные на хознужды средства

БАС бугалтер , 22 Авг Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетным сумм с приложением оправдательных документов.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Иногда встречаю на практике, что деньги в подотчет выдаются всем сотрудникам подряд, так делать не надо, все-таки деньги. Список подотчетных лиц, сроки и цели, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Это может быть утверждено в Учетной политике, в Положении или приказом.

С подотчетными лицами нужно заключить договора о материальной ответственности. Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться при проверках как доход этого работника, особенно в конце года. Такой доход облагается всеми налогами как заработная плата.

Предприятие должно вернуть неизрасходованную сумму аванса удержанием с зарплаты, при этом сотрудник не должен возражать.

Если вернуть эту сумму в дальнейшем невозможно, тогда бухгалтер включает ее в доход работника и облагает всеми налогами как зарплату. Разъясняйте это подотчетным лицам, а то они иногда приносят документы, оформленные на частное лицо, и некоторые бухгалтера даже принимают такие отчеты.

Дт Расходы Кт Зарплата. Обычно таким образом работнику возмещаются сверхнормативные суточные или другие дополнительные командировочные расходы: В некоторых компаниях авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации, это неправильно.

Авансовый отчет обязательно утверждается руководителем.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических и физических лиц, необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов: Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены, разрабатываются ИП и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты: В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Если товар приобретен у ИП на рынке, то необходимо приложить закупочный акт. Приложить копию удостоверения личности физлица. Если у физлица отсутствуют документы, подтверждающие факт личного имущества, то ИПН все же следует удержать.

Ограничение по наличным расчетам между юридическими лицами в размере МРП не относится к физлицам. Поэтому сумма сделки с физлицом за наличный расчет может быть любой. Поэтому проводки могут быть такими: В этом нет ничего страшного, так быстрее и отчет будет оформлен правильно. Правда, бухгалтер страдает от неправильно оформленных или от отсутствия необходимых документов.

Чтобы облегчить свой труд, рекомендую бухгалтерии напечатать перечень необходимых документов и действий подотчетных лиц и выдать им и руководству. И принимать документы по этому списку. Тогда подотчетному лицу не придется ходить за документами несколько раз, злясь на вредного бухгалтера; руководство будет знать о том, кто виноват и что с этим делать.

А бухгалтеру не придется самому рисовать документы и нести ответственность за чужие ошибки. Еще по этой теме:

Собственные средства потрачены на нужды предприятия: что с НДФЛ

Выдача денежных средств под отчет и отчетность Какие сроки выдачи наличных средств под отчет для хозяйственных нужд предприятия? А что на практике? В соответствии с п.

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных хозяйственных вопросов в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовку вторичного сырья , то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки.

Недостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате кассовые и товарные чеки, платежные поручения ;приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику подп.

Неправильное списание подотчетных сумм в случае смерти работника Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства п.

Установить срок руководитель может как в виде определенного периода например, 14 рабочих дней , так и в виде конкретной даты например, до 9 июня. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя.

Личные расходы в интересах компании. Как возместить

Суточные в году: Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в году – в этой статье.

Подотчет – подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов. Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов: Где была сделана покупка?

Общие правила выдачи денежных средств под отчет Выдача денежных средств ДС под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п.

Хочу Демо Возмещение по авансовому отчету В большинстве случаев деньги на выполнение служебных поручений выдаются сотруднику до их выполнения.

Возмещение денежных средств по авансовому отчету при соблюдении правил его оформления сотрудником является обязанностью компании, которая выдала их на производственные расходы.

Компенсация предоставляется, если сотрудник потратил личные деньги на оплату услуг, товаров, служебную командировку без предварительного получения аванса.

Работник купил материалы за свой счет

Бывает, что директор, приобретая для организации какие-то товары работы, услуги , частично или полностью оплачивает их из своего кармана. А потраченную сумму организация возмещает ему позже. В какой момент такие расходы считать оплаченными и включать в книгу учета доходов и расходов: Вопрос актуален, если эти два момента приходятся на разные отчетные или даже налоговые периоды.

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.

Форма документа Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами п.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение ссылка на договор , Ф. Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов 1.

Некоторые организации самостоятельно дополняют унифицированную форму авансового отчета N АО Минфин России не возражает против этого Письмо от Однако чиновники подчеркивают, что вносить дополнительные строки разрешается, а вот удалять отдельные реквизиты строго запрещено.

В случае такого удаления, которое нередко допускается при составлении собственной формы, затраты, произведенные работником, инспекторы вычеркнут из состава налоговых расходов. Основание – ненадлежащее документальное подтверждение Письма Минфина России от

А если сотрудник не потратил часть вернул в под авансовый отчет на Какие в таком случае нужно оформить доп. документы?.

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки.

Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода.

А был ли подотчет? Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от

Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Но доказывать свою правоту придётся в суде. Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом.

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам.

Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году, расскажем в статье.

Задорожнева Александра Какие изменения нужно учитывать в году Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году.

Предыдущий бух не выплачивал по авансовым отчетам с года.

БАС бугалтер , 22 Авг Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетным сумм с приложением оправдательных документов.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Иногда встречаю на практике, что деньги в подотчет выдаются всем сотрудникам подряд, так делать не надо, все-таки деньги.

Список подотчетных лиц, сроки и цели, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Это может быть утверждено в Учетной политике, в Положении или приказом.

Например, купил стулья, отремонтировал служебную машину. Затем ему возместили понесенные расходы. Налоговики считают, что сумма возмещения — это доход работника, который надо облагать НДФЛ. Это значит, что работник получит на руки денег меньше, чем потратил.

В статье мы выясним, обоснованны ли требования налоговиков, есть ли другая точка зрения и что делать на практике.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия могут возникать ситуации, когда работники приобретают товары, работы, услуги на свои деньги, а затем предприятие компенсирует им эти траты.

На белорусской станции техобслуживания водитель организации заплатил личными деньгами за шиномонтаж автомобиля, принадлежащего организации. В какие сроки организация должна возместить водителю расходы? Вернуть водителю потраченные личные средства можно как сразу после представления им авансового отчета, так и позже.

Источник: https://testgglfromrussiamother2018.com/tamozhennoe-pravo/kak-oformit-avansoviy-otchet-esli-sotrudnik-potratil-svoi-dengi.php

Авансовый отчет: образец заполнения 2019

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета 2019, который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег под отчет и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. Смотрите образец заполнения авансового отчета, к которому у проверяющих не будет вопросов.

Авансовый отчет 2019 форма: как заполнять

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчет средств;
  • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  • имеется ли перерасход средств;
  • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.

Авансовый отчет является двухсторонним.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах. 

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

После проверки авансового отчета заполняют таблицу “Бухгалтерская запись”. Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета. 

Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

Образец заполнения авансового отчета 2019 

Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

Переходим к заполнению. 

Авансовый отчет должен содержать следующую информацию:

  • данные о компании (форма собственности, название, Ф.И.О директора и ответственного бухгалтера);
  • личные данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество и должность), которому были выданы авансовые средства;
  • основания выдачи аванса;
  • размер аванса;
  • список целей, куда пойдут выданные деньги.

При заполнении авансового отчета возникает много ошибок. Если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Опасные ошибки мы показали на образце (см. ниже).

Как заполнить авансовый отчет: образец заполнения

Правила заполнения и сдачи авансового отчета

Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке “остаток” заполнены, это не ошибка.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/3545-avansovyy-otchet-obrazets-zapolneniya-2019

Если работник потратил свои деньги

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги».

Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год.

В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/esli-rabotnik-potratil-svoi-dengi/

Работник потратил денежные средства на нужды организации

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Отправить Регистрация. Форум Форум.

Активные обсуждения Новые вопросы Мои обсуждения. Задать вопрос. Кассовые операции.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить документы: Сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, принёс чеки, но пока выручки нет.

Какие документы бухгалтер должен взять у сотрудника ещё и какие оформить, когда поступят деньги, чтобы вернуть сотруднику? Спасибо заранее. Цитата Анастасия CV : Добрый день! Найди себе занятие по душе, и тебе не придется работать ни одного дня Конфуций А бухгалтеру для таких ощущений достаточно сдавать отчетность через Контур.

Расчет зарплаты. Какой проф. А сотрудник должен сделать авансовый отчет? Авансовый отчет делаете Вы, бухгалтер, в своей программе.

Когда в кассе появляются деньги, на основании этого АО вводите РКО компенсация денежных средств сотруднику , все печатаете На сколько я помню от сотрудника еще необходима служебка на компенсацию ДС Вам много ссылок покидали, надеюсь я ничего не пропустила.

Цитата Анастасия CV : А сотрудник должен сделать авансовый отчет? Нет у него основания для составления авансового отчета, ведь средства в подотчет вы ему не выдавали. Указание Банка России от 11 марта г. Д 20,26,44,10 и т. Цитата Анастасия CV : А подскажите, пожалуйста, как отразить проводки 1с 7.

Цитата Важный бух : Нет у него основания для составления авансового отчета, ведь средства в подотчет вы ему не выдавали. Сейчас смотрят. Нужно ли пробивать чек при оплате физлицом через банк через оператора? Почему блокируют счет, если требование ИФНС исполнено?

Как заполнить больничный по БиР? Нужно ли пробивать чеки за весь июль, если ККТ установят в конце июля? Смотрят тему: гость. Тверь 16 июля в баллов Добавить баллы Добавить баллы Здравствуйте! Бухгалтерия Какой проф.

Опрашиваем бухгалтеров-практиков. Москва 16 июля в Авансовый отчет делаете Вы, бухгалтер, в своей программе. Белгород 17 июля в Изменено в 95 баллов Добавить баллы Добавить баллы Цитата Анастасия CV : А подскажите, пожалуйста, как отразить проводки 1с 7. Я такого не нашла.

Подразумевается, что у сотрудника с прошлого авансового отчета уже имеется перерасход, и на расходы по последнему авансовому отчету деньги явно не выдавались.

То есть и чиновники не возражают против приобретения чего бы то ни было для работодателя за счет собственных средств работников организации и последующей выплате денег работнику.

Не вижу оснований для применения счета

Покупка за свой счет авансовый отчет

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Что предпринять, если работник купил материалы за свой счет? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали.

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию. Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:.

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании.

Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Авансовый отчет: образец заполнения 2019

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков. Ограничения по возмещению расходов сотрудникам. Согласно п.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП.

В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь. Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как продуктивно вести управленческий учет в малом и среднем бизнесе? – ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН #58

.

Если работник потратил свои деньги

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С 8.2 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ и все нюансы по его составлению в программе 1С. Урок 41

Источник: https://system-of-payment.ru/alimenti/kak-oformit-avansoviy-otchet-esli-sotrudnik-potratil-svoi-dengi.php

Как сделать авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы 0 Рассмотрим следующую ситуацию: При этом сотрудник наотрез отказался возвращать недостающую часть подотчетных денег.

Давайте разберемся, что делать работодателю, если работник не возвращает подотчетные суммы.

Что делать Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
  • Особенности расчетов с подотчетными лицами
  • Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?
  • Выдача в подотчет в 2017 году: новый порядок
  • Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
  • Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы
  • 10 ошибок, которые совершают бухгалтеры, выдавая деньги под отчет

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если учредитель или сотрудник что-то купил на свои деньги

Недостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате кассовые и товарные чеки, платежные поручения ;приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.

Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику подп. А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ п.

А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны п. Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы.

Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы п. И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель п.

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований. Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

А у вас не будет проблем со списанием затрат. С этим согласны и специалисты см. Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ письма Минфина России от При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Статья по теме: Выдача денег под отчет работнику в году Если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ п.

Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат.

Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись.

Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Проводки будут следующие: Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника.

Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ.

Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом письмо Минфина России от Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно.

Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ п. При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связаных с покупкой этих ценностей подп. То есть фактически налог будет равен нулю. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать.

Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку материалов отразите проводками: Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет? Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет.

То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании. А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет.

Следовательно, и отчитываться не за что. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств.

А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН подп.

Если речь идет о покупке материалов. Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от Адрес электронной почты.

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода.

Неправильное списание подотчетных сумм в случае смерти работника Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства п.

Установить срок руководитель может как в виде определенного периода например, 14 рабочих дней , так и в виде конкретной даты например, до 9 июня. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

Особенности расчетов с подотчетными лицами

Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции. Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно.

Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям? С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита.

Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формул е п.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы — только на основании заявления! Но как его правильно оформить? Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы Согласно п.

Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет? Основные требования к составлению заявлению все-таки есть — они описаны в п.

Путевой лист легкового автомобиля бланк скачать бесплатно Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета , который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году, расскажем в статье.

Задорожнева Александра Какие изменения нужно учитывать в году Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. Согласно приказу Минфина от Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм.

Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ. В году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от

Выдача в подотчет в 2017 году: новый порядок

Общие правила выдачи денежных средств под отчет Выдача денежных средств ДС под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. Сотрудник должен: Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Норматива Актуален на Что делать, если работник потратил личные средства и просит возмещения расходов, можно ли отправить ИП в командировку, какие опасности таят расчеты с помощью карт — ответы на эти и другие вопросы узнаете из нашей статьи.

Авансовый отчет: Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС.

Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров работ, услуг либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя Статья ТК РФ.

Получение подотчетных сумм Чтобы получить деньги под отчет , работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию Пункт 4. ЦБ РФ Выглядеть оно может, например, так. Пример инструкции для подотчетника Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты – это для вашего удобства.

Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов: Где была сделана покупка? Сохранились ли подтверждающие документы по покупке? Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Справка Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм. Пунктом 6.

Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием: Материалы по теме Важно! Так как с июня года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна. Способы выдачи наличных Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

10 ошибок, которые совершают бухгалтеры, выдавая деньги под отчет

На оплату расчетов по контрактам; На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе. Особенности выдачи наличности Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты. Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм.

Недостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате кассовые и товарные чеки, платежные поручения ;приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику подп. А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ п. А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны п.

Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением. Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание.

Приказ на выдачу подотчетных сумм: Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от

Источник: https://marriottmbatoday.com/trudovoe-pravo/kak-sdelat-avansoviy-otchet-esli-sotrudnik-potratil-svoi-dengi.php

Государство и Право
Добавить комментарий